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Ningún emprendimiento que busque ser competitivo y tener un futuro a largo plazo puede permitirse despilfarrar recursos. De modo que ignorar o actuar como un apagafuegos ante los problemas no es la mejor estrategia. Hay que ser realistas, como ningún proceso es perfecto, la posibilidad de que algo no funcione por culpa de una persona, por un fallo técnico o de tipo organizativo es una constante en la puesta en marcha y desarrollo de cualquier proyecto. Algunos problemas no tienen transcendencia y son fácilmente resolubles. Sin embargo hay otros menos específicos, ocultos o recurrentes, que con frecuencia son desatendidos por falta de tiempo o a los que se les aplica soluciones de urgencia que no resuelven a fondo sus causas.

Pero, ¿cómo definiríamos lo que es un problema en un proyecto? En este contexto, podríamos calificar de problema al desfase entre la situación actual y la situación deseada (cómo yo pienso que deberían estar las cosas) Sacar a luz un problema requiere siempre que el emprendedor posea una mente crítica, flexible y abierta. No se trata de estar constantemente centrados en aquello que nos sale mal, sino de observar a una distancia prudencial lo que hacemos, como si de repente nos convirtiésemos en un observador externo y acatáramos un punto de vista neutro: ¿Cómo se ve desde afuera lo que yo estoy haciendo ahora?

Aunque parezca obvio, lo primero que hay que tener claro es cuál es realmente el problema que tenemos delante. Muchas veces no es tan sencillo, algunas cosas podrían estar muy enredadas o se encuentran ocultas a nuestros ojos. Por ello convendría aprovechar la cercanía de nuestros compañeros de networking, para pedirles que nos ofrezcan honestamente su opinión sobre esas cuestiones que nos están dando tantos quebraderos de cabeza. Ellos cuentan con la ventaja de la objetividad y al verlo todo desde afuera, es posible que su percepción tenga una mayor claridad. Sus opiniones son siempre muy importantes y por ello debemos saber ganarnos la confianza del grupo, para que se perciba claramente que cualquier persona nos puede dar una opinión e incluso algún buen consejo, sin que nos enfademos o malinterpretemos sus palabras. Si no creamos ese ambiente cómodo y distendido con nuestros compañeros de networking, muchos no se atreverán a decirnos nada por miedo a que nos enfademos o nos sintamos heridos. También puede ayudarnos bastante poner encima de la mesa la información pura y dura, es decir, todos los datos y tratar de analizarlos con frialdad (cuántas ventas he tenido, las reclamaciones de los clientes, qué está haciendo la competencia, etc.) Y por último, si hemos conseguido tener un mentor que nos ayude en nuestro emprendimiento, esa persona sénior que tiene más experiencia en nuestra área de servicios que nosotros mismos, podemos contactar con él y pedirle que nos ayude a aclarar las ideas y a identificar cuál es el problema.

Como dicen los expertos, un problema bien planteado es un problema resuelto. Lo importante es aprender desde el principio a gestionar bien los problemas y saberlos mantener bajo control cuando aparecen. Si es posible, anticiparse y actuar proactivamente, en lugar de limitarse a reaccionar ante las eventualidades. Es necesario destinar los recursos y el tiempo que sea necesario para llevar a cabo las actividades de resolución de problemas, separar los problemas en lugar de mezclarlos y recordar que no hay que ignorar el potencial creativo de los grupos para la resolución de un problema.

Existen algunas herramientas o metodologías muy útiles que ayudan a identificar y a definir los problemas en la fase inicial del análisis y son perfectas para caracterizar, priorizar y comprender mejor los problemas. Aquí os presentamos una selección de las más importantes:

 

  • Análisis DAFO: Es un método sencillo y eficaz que permite realizar un análisis de las características internas -debilidades y fortalezas- y externas -amenazas y oportunidades-  que originan las ventajas o desventajas competitivas de nuestro proyecto.  A partir de ese análisis se establecen una serie de acciones enfocadas a aprovechar las oportunidades detectadas y minimizar el impacto de las amenazas.
  • QQDCC: Esta técnica, cuyas iniciales hacen referencia a las palabras qué, quién, dónde, cuándo y cómo, sirve para analizar un problema, acotándolo y comparándolo con lo que no es el problema en sus aspectos significativos. Resulta útil para realizar una definición cualitativa, clara y completa del problema en las primeras fases del análisis.
  • Diagrama SIPOC: Se trata de una representación gráfica que proporciona una visión general y rápida del proceso, identificando a las partes implicadas en el mismo: proveedor, recursos, proceso y cliente. Muestra la secuencia de actividades necesarias para producir el resultado deseado y permite acotar el alcance a analizar.
  • Diagrama de flujo: Es la representación gráfica de un proceso que plasma la secuencia real de las actividades que implica, desde el inicio hasta el resultado, pudiendo completarse con datos sobre tiempo, coste, valor añadido, etc. Es muy útil para modelar, comprender e identificar puntos de mejora dentro de los procesos.